Datenschutzerklärung

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Der Schutz von Daten hat für uns hohe Priorität. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie nutzen und welche Rechte Sie haben – aufgeteilt nach der Nutzung unserer öffentlichen Website und unseres Endkundenportals.

1Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die:

• SolarMatrix GmbH
• Bismarckstraße 10–12, 10625 Berlin
• E-Mail: kontakt@solarmatrix.eu

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für uns nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG derzeit nicht verpflichtend. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den Verantwortlichen.

2Datenverarbeitung im Endkundenportal (App)

Das Endkundenportal dient dem Einblick in die Energieproduktion des SolarMatrix WohnStrom-Systems (Kleinstkraftwerk je Nutzer) sowie den Energieverbrauch der eigenen Wohnung.

Für den Betrieb des Portals verarbeiten wir folgende Daten:

• Kontodaten: Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, welche für die Authentifizierung über unseren Dienstleister Hanko erforderlich ist. Passkey-Informationen werden sicher auf dem Gerät des Nutzers gespeichert, nicht auf unseren Servern.
• Rolleninformationen: Wir speichern Zuordnungen zu Geräten, Haushalten, Gebäuden und Gruppen sowie Rollenzuweisungen (z. B. Verwalter, Haushaltsnutzer).
• Nutzungsdaten: Wir erfassen Ihre IP-Adresse bei Zugriff auf die Plattform, den Zeitpunkt und die Dauer der Nutzung sowie Geräte- und Browserinformationen.
• Marktstammdatenregister: Zur Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten werden erforderliche Anlagendaten und Ihr Name als Betreiber an das Marktstammdatenregister und, wo erforderlich, an den zuständigen Netzbetreiber weitergegeben.

3Datenverarbeitung auf der öffentlichen Website

Wenn Sie unsere frei zugängliche Website besuchen oder Kontakt zu uns aufnehmen, nutzen wir folgende Auftragsverarbeiter:

• HubSpot, Inc. (CRM und Marketing): Wird ausschließlich auf unserer öffentlichen Website und nicht in der Plattform/im Portal eingesetzt. Wir verarbeiten Kontaktformulardaten (Name, E-Mail, Nachrichteninhalt, freiwillige Angaben) sowie Website-Nutzungsdaten.
• HubSpot, Inc. (Terminvereinbarung): Zur Online-Terminbuchung, siehe Abschnitt „Terminbuchung“.

Da diese Dienstleister ihren Sitz in den USA haben, erfolgt die Datenübermittlung in ein Drittland. Diese Übermittlung ist durch EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

4Anfragen über die Formulare der Website

neu gegenüber der geprüften Fassung, anwaltlich prüfen

Über die Formulare der Website können Sie ein Gebäude grob durchrechnen lassen, uns schreiben, einen Rückruf anfordern, Partner werden oder ein Kundenprojekt melden. Dabei verarbeiten wir je nach Formular: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Organisation und Rolle, Angaben zum Gebäude (Adresse, Zahl der Wohnungen, Dach, geplanter Zeitpunkt), Ihre Nachricht sowie freiwillig hochgeladene Unterlagen wie Fotos, Pläne oder Verbrauchsdaten.

• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung der Grobkalkulation, Partnerverwaltung und Kundenschutz für gemeldete Projekte.
• Übermittlung: Die Formulare senden Ihre Angaben über einen Formular-Dienst bei Cloudflare, Inc. (Cloudflare Workers) an unser CRM bei HubSpot, Inc. Der Formular-Dienst speichert die Inhalte nicht dauerhaft. Protokolldauer im Formular-Dienst festlegen
• Schutz vor Missbrauch: Wir nutzen Cloudflare Turnstile. Der Dienst prüft technische Merkmale Ihres Browsers und Ihre IP-Adresse, um automatisierte Eingaben zu erkennen.
• Weitergabe an Installationspartner: Für Besichtigung und Angebot geben wir Ihre Kontaktdaten und Gebäudeangaben an einen Installationspartner aus Ihrer Region weiter. Darauf weisen wir im Formular vor dem Absenden hin.
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag zielt; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Anfragen und den Missbrauchsschutz; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für den Rückruf und die Weitergabe an Installationspartner. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Speicherdauer: Anfragen ohne Vertragsschluss löschen wir 24 Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt ein Vertrag zustande, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

5Terminbuchung

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Rückruf- und Terminwünsche aus unserem Gesprächsmodul übermitteln wir wie Formulare an unser CRM bei HubSpot, Inc. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Ihr Anliegen, der gewählte Weg (Rückruf, Video-Call, persönlich oder schriftlich), Ihre Wunschzeit sowie freiwillige Angaben (bei einem Termin an Ihrem Gebäude dessen Adresse). Den Termin bestätigen wir per E-Mail mit Kalendereinladung. Wählen Sie nach dem Absenden selbst eine freie Zeit, nutzen Sie die Terminseite von Microsoft Bookings (Microsoft Ireland Operations Ltd.); dort verarbeitet Microsoft Ihre Angaben in unserem Auftrag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für allgemeine Gespräche Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Absatz zu Microsoft Bookings anwaltlich prüfen

6Newsletter

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Wenn Sie unsere Updates abonnieren, senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-in). Erst nach der Bestätigung erhalten Sie den Newsletter. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung als Nachweis. Versand über HubSpot, Inc. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail abmelden; danach löschen wir Ihre Adresse aus dem Verteiler und bewahren den Nachweis der Einwilligung bis zu 3 Jahre auf.

7Bewerbungen

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Bewerbungen über das Formular oder per E-Mail, einschließlich Lebenslauf und Anlagen, verarbeiten wir für die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG Rechtsgrundlage nach aktueller Rechtsprechung prüfen). Wir speichern Bewerbungen einschließlich der Unterlagen in unserem CRM-System HubSpot (HubSpot, Inc.); Zugriff haben nur die am Auswahlverfahren beteiligten Personen. Fragen, die Sie per E-Mail an kontakt@solarmatrix.eu senden, ordnen wir Ihrer Bewerbung zu. Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Daten sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, Sie willigen in eine längere Speicherung ein. Neu: Speicherung im CRM statt nur per E-Mail, anwaltlich prüfen

8Karte auf der Kontaktseite

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Die Karte von Google Maps (Google Ireland Limited) laden wir erst, wenn Sie auf „Karte laden“ klicken. Erst dann werden Ihre IP-Adresse und technische Daten an Google übertragen, möglicherweise auch in die USA. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch den Klick (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Links „Route planen“ und „Im Google-Profil ansehen“ öffnen Google Maps in einem neuen Fenster; dafür gelten die Datenschutzhinweise von Google.

9Fachpartner-Verzeichnis

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Im Verzeichnis „Fachpartner finden“ veröffentlichen wir Firmenangaben von Fachbetrieben, Energieberatern und Hausverwaltungen: Name, Postleitzahl, Ort, Fachrichtung und Website. Bei Partnerbetrieben beruht der Eintrag auf der Partnervereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Alle übrigen Einträge stellen wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zusammen, etwa den Websites der Betriebe sowie öffentlichen Branchen- und Expertenlisten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Eigentümern und Verwaltungen die Suche nach Fachbetrieben in ihrer Nähe zu erleichtern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Namen von Ansprechpersonen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen veröffentlichen wir nicht. Sie können der Veröffentlichung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) oder eine Korrektur verlangen: kontakt@solarmatrix.eu, Betreff „Verzeichnis“. Wir entfernen oder ändern den Eintrag dann innerhalb von 2 Werktagen.

10Statistik, Schriften und soziale Netzwerke

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• Keine Reichweitenmessung: Auf der Website setzen wir keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keinen Tracking-Code ein. Mit einer Anfrage übermitteln wir lediglich, über welche Seite und welchen Kampagnenlink (z. B. utm_source) Sie zu uns gekommen sind, damit wir die Anfrage richtig zuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Schriften: Die Schriften der Website liegen auf unserem eigenen Server; beim Aufruf entsteht keine Verbindung zu Google Fonts. beim Livegang lokal einbinden
• LinkedIn: Wir verlinken unser LinkedIn-Profil nur als einfachen Link, ohne Plugins. Daten erhält LinkedIn erst, wenn Sie den Link aufrufen.

11Hosting und Authentifizierung

• Hanko GmbH (Authentifizierung): Wir nutzen Hanko (Sitz in Deutschland/EU) zur sicheren Anmeldung (Passkeys, E-Mail-Passcodes) im Portal. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Cloudflare, Inc. (Hosting): Wir nutzen Cloudflare Pages für das Hosting und die Bereitstellung der Web-Anwendung, wobei IP-Adressen und Zugriffsdaten verarbeitet werden (Sitz USA, abgesichert durch EU-Standardvertragsklauseln).
• Backend-Server (Eigenbetrieb): Unser Backend-Server sowie die Datenbank für Kontodaten und Rollenzuweisungen werden von uns selbst in Deutschland betrieben. Es findet hier keine Auftragsverarbeitung durch Dritte statt.

12Cookies und lokale Speicherung

Unsere Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicherungen. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt.

• Hanko-Authentifizierungstoken (Local Storage): Erforderlich zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung.
• Spracheinstellung (Local Storage): Speicherung der gewählten Sprache (Schlüssel: i18nextLng).

Diese Speicherungen sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig, da sie für die Erbringung des Dienstes unbedingt erforderlich sind.

13Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Für die Verarbeitung von Kontodaten zur Bereitstellung der Plattform.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse): Zur Speicherung von IP-Adressen und Nutzungsdaten zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und Verfügbarkeit.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Zur Aufbewahrung von Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

14Speicherdauer

• Kontodaten: Werden bis zur Löschung des Nutzerkontos gespeichert und innerhalb von 30 Tagen nach Kontolöschung endgültig gelöscht. Die Kontolöschung ist über die Profilseite der Plattform bei Abmeldung nach Auszug möglich.
• Energiedaten: Verbleiben lokal auf dem Controller und werden von uns nicht auf Servern gespeichert.
• Nutzungsdaten (Logdaten): Werden für maximal 90 Tage gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
• Ggf. abrechnungsrelevante Daten: Werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) gespeichert.

15Datensicherheit

Diese Plattform nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt.

16Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Über Ihre bei uns verarbeiteten Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Von unrichtigen Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): In einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse basieren.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin (www.datenschutz-berlin.de).

17Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Plattform anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Plattform abrufbar.